Selbstständige Erledigung von allgemeinen Sekretariats- und Organisationstätigkeiten wie Terminorganisation, Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs, organisatorische und koordinierende Tätigkeiten für die gesamte Abteilung;...
Können Sie sich mit unserem Motto „Stuttgart von Beruf“ identifizieren? Dann finden Sie bei der Landeshauptstadt Stuttgart ideale Entfaltungsmöglichkeiten!
Die Vielfalt unserer Berufsfelder spiegelt sich auch in unserer bunten Personalzusammensetzung wider. Bei uns sind alle Bewerber*innen gleich wertvoll und willkommen. Wir begrüßen außerdem Bewerbungen von Schwerbehinderten und Gleichgestellten. Teilzeitarbeit ist auch auf Vollzeitstellen möglich, sofern in der Ausschreibung nichts anderes angegeben ist.
Wir suchen zum 01.01.2023 eine*n Mitarbeiter*in für das Vorzimmer der Abteilung Flüchtlinge im Sozialamt der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.
Rund 16.000 Beschäftigte gestalten das öffentliche Leben der Landeshauptstadt Stuttgart und stellen sicher, dass im Kessel alles rund läuft. Unter www.stuttgart.de/karriere finden Sie alle wichtigen Informationen zu unseren vielfältigen Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten.
Das Sozialamt organisiert mit derzeit ca. 500 Mitarbeitenden vielfältige soziale Leistungen in der Landeshauptstadt Stuttgart. In sieben Abteilungen leisten motivierte und engagierte Teams einen wichtigen Beitrag für die soziale und gesellschaftliche Teilhabe aller Stuttgarter*innen.
Die Abteilung Flüchtlinge, mit derzeit 39 Mitarbeitenden, ist für die Aufnahme geflüchteter Menschen nach dem Flüchtlingsaufnahmegesetz (FlüAG) verantwortlich. Dies sind zurzeit ca. 7.200 geflüchteter Menschen in 128 Flüchtlingsunterkünften. Die Aufgabenschwerpunkte liegen im Unterkunfts-/Objektmanagement, der Aufnahme von Geflüchteten und im Belegungsmanagement. Eine aktuelle Herausforderung stellt die Unterbringung der zahlreichen geflüchteten Menschen aus der Ukraine dar.
Ihre Aufgabenschwerpunkte:
- selbstständige Erledigung von allgemeinen Sekretariats- und Organisationstätigkeiten wie Terminorganisation, Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs, organisatorische und koordinierende Tätigkeiten für die gesamte Abteilung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Abwicklung des allgemeinen Telefon-, E-Mail- und Postverkehrs
- telefonische und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Partner*innen
- Mitwirkung bei der Erstellung und Vorbereitung von Unterlagen für die Abteilung und verschiedenen Gremien
- Organisation und Koordination der gesamten Materialverwaltung für die Abteilung
Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.
Ihr Profil:
- eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten, eine Ausbildung als Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder einen vergleichbaren Abschluss oder eine anerkannte dreijährige Ausbildung mit mehrjähriger beruflicher Erfahrung im Sekretariatsbereich
- sicherer Umgang mit MS-Office-Produkten
- verantwortungsvolles, selbstständiges, sorgfältiges und strukturiertes Arbeiten
- sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache
- gute Organisationsfähigkeit mit Überblick für ein breites Themenspektrum
- ausgeprägte kommunikative Kompetenzen sowie ein freundliches und sicheres Auftreten
Freuen Sie sich auf:
- einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
- Work-Life-Balance durch Fexible Arbeitszeitmodelle
- die Möglichkeit, nach Absprache mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
- persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch ein umfassendes Fortbildungsangebot
- Gesundheitsmanagement und Sportangebote
- ein bezuschusstes ÖPNV-Ticket
- betriebliche Altersvorsorge
- selbstständiges Arbeiten in einem engagierten und aufgeschlossenen Team
- eine umfassende und strukturierte Einarbeitung
Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe
6 TVöD.
Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht Ihnen Herr Benneweg unter 0711 216-32044 oder [email protected] gerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Frau Bischof unter 0711 216-59177 oder [email protected].
Bewerbungen richten Sie bitte bis zum 03.11.2022 an unser Online-Bewerberportal.
Falls eine Online-Bewerbung nicht möglich ist, können Sie uns Ihre Papierbewerbung unter Angabe der
Kennzahl 50/0113/2022 an das Sozialamt der Landeshauptstadt Stuttgart, Organisation und Personal, Eberhardstraße 33, 70173 Stuttgart, senden.
Bitte senden Sie uns im Fall einer Papierbewerbung nur Kopien ohne Plastikhüllen o. Ä., da keine Rücksendung erfolgt. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden alle Unterlagen vernichtet.
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