Junior - Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Erledigung der allgemeinen telefonischen und schriftlichen Korrespondenz (Briefe, E-Mails, Postmappe, Ablage und Scannen);...

Junior-Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Barkow Leibinger

1993 haben Frank Barkow und Regine Leibinger ihr amerikanisch-deutsches Büro bei Berlin gegründet. Es beschäftigt heute ein Team aus rund 70 Mitarbeiter*innen an unserem Standort in Charlottenburg und plant komplexe Projekte aller Maßstäbe im In- und Ausland, deren Qualität durch Veröffentlichungen und Preise verbürgt ist. Die Bandbreite der Leistungen von Barkow Leibinger umfasst öffentliche Bauten, Bürogebäude sowie Innenausbauten für Wohnen und Gewerbe im Bestand.

Unsere Assistenz der Geschäftsführung unterstützt die beiden Gründer und heutigen Partner des Büros bei allen anfallenden Sekretariats- und Assistenzarbeiten, sodass sich beide auf die Aufgaben konzentrieren können, die die Führung eines großen Architekturbüros mit sich bringt. Gleichzeitig ist sie für die Organisation des Empfangsbereichs zuständig, empfängt Besucher und ist für deren Betreuung zuständig. Aktuell mit zwei sehr erfahrenen Profis besetzt, soll eine Nachwuchskraft mit 6–10 Jahren Berufserfahrung die bestehende Assistenz der Geschäftsführung entlasten und mittelfristig in die Position hineinwachsen. Dabei sind die beiden Assistentinnen erste Ansprechpartnerinnen für den/die Geschäftsführer/in und geben Aufgaben zur Erledigung an die Junior-Assistenz weiter. Die Junior-Assistenz arbeitet, trotz des sie umgebenden Trubels des Sekretariats und möglicher Stresssituationen, die Aufgaben zügig und mit einem hohen Maß an Genauigkeit ab, sodass sich die Assistentinnen und die Geschäftsführung auf die Ergebnisse und deren Richtigkeit verlassen können.

Aufgaben der Junior-Assistenz

• Erledigung der allgemeinen telefo­nischen und schriftlichen Korrespondenz (Briefe, E-Mails, Postmappe, Ablage und Scannen)
• Terminplanung und Ablauf­koordination für die beiden Büropartner (geschäftlich/privat), damit ein reibungsloser und stimmiger Tagesablauf gewährleistet ist; dazu gehört es, den Prozess konti­nuier­lich elektronisch und auf Papier zu begleiten
• Planung und Organisation von geschäft­lichen und privaten Reisen, allgemeine Recherche, Anfertigung detail­lierter Reisepläne sowie vorbereitende Zusammen­stellung von Unterlagen
• Vor- und Nachbereitung von Meetings und Sitzungen sowie Bereit­stellung von digitalen und physischen Unterlagen
• Teilnahme an regelmäßigen Jour fixes zusammen mit den Assistentinnen der Geschäfts­führung und den weiteren Assistentinnen des Büros

Anforderungen

• abgeschlossenes Studium und/oder abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann / Kauffrau für Bürokommunikation / -management
• sehr gute Kenntnisse in MS Office
• teamfähige Persön­lichkeit mit organi­satorischem Talent, Kommu­nikations­stärke und professionellem Auftreten
• zuverlässige, sorgfältige und ver­antwortungs­bewusste Arbeitsweise
• sehr gute Deutsch- und Englisch­kenntnisse

Wie bieten

• strukturierte Einarbeitung durch ein nettes Team
• leistungsgerechte, faire Bezahlung
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• regelmäßige Teamevents
• Bezuschussung des Mittagessens
• sehr gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr

Wir freuen uns auf Ihre aussage­fähigen elektro­nischen Bewerbungs­unter­lagen mit Angabe Ihrer Gehalts­vorstellung. Nennen Sie uns bitte auch Ihren frühesten Eintritts­termin und senden Sie die Unterlagen an Frau Daisy von Gruben [email protected].

B-L Barkow Leibinger Partnerschaft von Architekten mbB Schillerstraße 94 10625 Berlin barkowleibinger.com