Executive Assistant (w/m/d)

Du löst Probleme, bevor überhaupt jemand weiß, dass es ein Problem gibt! Als dynamische, motivierte Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d) unterstützt du weitgehend selbständig unsere MDPs bzw. unsere Directors;...

Executive Assistant (w/m/d)
Business Management and Operations

Vor mehr als 50 Jahren hat BCG die Strategieberatung revolutioniert und gilt heute als die weltweit führende Unternehmensberatung. Auch weiterhin erfinden wir uns jeden Tag neu. Dies gelingt uns, indem wir menschliche mit digitalen Fähigkeiten verschmelzen und die Branche mit unseren Erfahrungen im Bereich Managementberatung und Datenwissenschaft, Technologie und Design sowie Digital Ventures und Business Purpose nachhaltig prägen.

Wir bieten den besten Talenten der Welt vielfältige Karrieremöglichkeiten mit der Chance, einen spürbaren Einfluss auf Wirtschaft und Gesellschaft zu nehmen. Als Teil unseres Teams profitierst du von der Breite und Vielfalt unseres Tuns, jetzt und in der Zukunft. BCG steht für Authentizität, außergewöhnliche Arbeitsleistung und ausgeprägte Integrität. Darauf aufbauend eröffnen wir dir einen Karriereweg nach deinen Wünschen und Vorstellungen und setzen dein Potenzial frei, um den Wandel mitzugestalten und die Welt voranzubringen.

Die Mitglieder unseres Business Management and Operations Team stellen den effizienten und produktiven Ablauf der Arbeit unserer Beraterteams sicher. Die Geschäftsfunktion Business Management and Operations ist Teil des Business Services Team (BST) und sorgt dafür, dass BCG sowohl effizient als auch effektiv arbeitet. Die Mitarbeiter:innen dieser Teams tragen somit direkt zum Erfolg unseres Unternehmens bei. Hierzu zählen unter anderem folgende Rollen: Executive Assistants und Management Assistants, Receptionists und Facility Staff sowie Team Leads und Office Managers.

DEINE AUFGABEN

Du löst Probleme, bevor überhaupt jemand weiß, dass es ein Problem gibt! Als dynamische, motivierte Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d) unterstützt du weitgehend selbständig unsere MDPs bzw. unsere Directors.

Du organisierst und übernimmst Verantwortung für die Termine der Partner:innen und priorisierst in deren Namen in entsprechenden Situationen effektiv und proaktiv. Du identifizierst die richtigen Prioritäten und steuerst die jeweiligen Prozesse, um sicherzustellen, dass unsere Berater:innen genau über das verfügen, was sie benötigen, um die Kundenbedürfnisse optimal zu erfüllen. Du triffst Entscheidungen und gibst anderen Ratschläge, weil du die Kund:innen und Prioritäten der Partner:innen kennst. Du buchst (und stornierst) Geschäftsreisen, planst (und verlegst) Meetings, behältst Zeit und Kosten im Auge, leistest Unterstützung im Tagesgeschäft und hältst ohne Probleme Schritt mit dem hohen Tempo unserer Berater:innen.

Während die Berater:innen die meiste Zeit beim Kunden verbringen, ist dein Zuhause das Kölner Büro. Hier bist du umgeben von verschiedenen Teams, die sich aus wirklich smarten, teamorientierten Menschen zusammensetzen. Als Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d) nimmst du aktiv am Büroleben teil, bist flexibel und bereit, anderen Kolleg:innen zu helfen und funktionsübergreifend zusammenzuarbeiten.

Du arbeitest in einem eng vernetzen Team von Assistent:innen, das an einen Office Manager berichtet. Du unterstützt vorrangig zwei MDPs, arbeitest aber auch mit dem Rest des Teams zusammen. Innerhalb des Teams unterstützt und helft ihr euch gegenseitig, vor allem, wenn es mal besonders hektisch wird oder jemand nicht im Büro ist. Deine Kolleg:innen sind sehr kooperativ, denn ein gutes Klima im Team ist für uns extrem wichtig.

DEIN PROFIL

DEINE EIGENSCHAFTEN

• Du unterstützt unsere Partner:innen und weitere Führungskräfte professionell auf hohem Niveau in einem schnelllebigen und sich stets verändernden Kundenserviceumfeld. Du hältst dich nicht mit Nebensächlichkeiten auf, hast viel Liebe zum Detail und arbeitest auch dann akkurat, wenn du unter Druck stehst.
• Du koordinierst anfallende Reiseanfragen von A bis Z. Dabei bist du proaktiv, arbeitest vorausschauend und hast alles im Blick.
• Du triffst Entscheidungen nach persönlichem Ermessen an die jeweilige Situation angepasst. Du bist hochprofessionell und diplomatisch. Du weißt, wann du um Rat fragen musst, bist scharfsinnig und pragmatisch.
• Du baust dir ein Netzwerk zu den wichtigsten Interessengruppen auf und gehst mit einer natürlichen Leichtigkeit und Professionalität auf Menschen zu.
• Du fungierst als Gesprächspartner:in und Vertrauensperson für Partner:innen und andere BCG-Mitarbeiter:innen. Dabei stellst du sicher, dass alle wissen, was sie wissen müssen, bringst sie dazu, die richtigen Entscheidungen über ihre verfügbare Zeit zu treffen, und bindest bei Bedarf alle relevanten Parteien mit ein.

DEINE ERFAHRUNGEN UND QUALIFIKATIONEN

• Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Büromanagement oder Europasekretariat oder in der gehobenen Hotellerie.
• Du verfügst über einschlägige Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und/oder über Kundenserviceerfahrung. Du bist reaktionsschnell und besitzt ausgeprägte zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
• Du bist sehr strukturiert und besitzt die nötige Gelassenheit, um mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen; ausgezeichnetes Zeitmanagement ist deine Stärke.
• Durch deine organisatorischen Fähigkeiten hältst du hinter den Kulissen die Fäden zusammen, bietest gleichzeitig kreative Problemlösungen an, bist in höchstem Maße dienstleistungsorientiert und beeinflusst unsere Kundenarbeit spürbar positiv.
• Du besitzt eine starke Neugier. Du denkst kreativ, ohne dabei den Blick für das große Ganze zu verlieren.
• Die MS-Office-Programme, insbesondere PowerPoint, beherrschst du sicher.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden dein Profil ab.

DEINE BENEFITS*

• Attraktives, marktorientiertes und leistungsgerechtes Vergütungspaket mit fixen und variablen Bestandteilen
• 30 Tage Jahresurlaub sowie ein ansprechendes Flexibilitätsprogramm
• Hybride Arbeitsmodelle mit einem Mix aus Präsenzarbeit und Remote Working, unterstützt durch digitale Collaboration-Tools
• Umfassende Versicherungs- und Altersvorsorgeprogramme
• Individuelle Unterstützung durch unser Employee Assistant Program sowie Mindfulness-Angebote
• Flexible Fitnessstudiomitgliedschaft bei qualitrain
• Family-Benefits wie steuerfreier Zuschuss zu Kinderbetreuungskosten durch Bonusumwandlung
• Gratisgetränke und -snacks in den Offices sowie Food-Vouchers für Kooperationspartner
• Übernahme der Fahrtkosten bis zu einem Maximalbetrag
• Umfangreiches Trainings- und Weiterbildungsprogramm
• Diverse Office-Events (Sport-Events, Christmas-Party, Sommer-Events, Social Events)

* Die aufgeführten Leistungen können je nach Standort leicht variieren.

DEIN KONTAKT

Du willst unser Team mit deinem Engagement bereichern? Dann freuen wir uns auf deine vollständige Bewerbung unter Angabe deiner Gehaltsvorstellung und deines angestrebten Eintrittstermins.

Deine Ansprechpartnerin ist Frau Daniela Prokop, The Boston Consulting Group GmbH.
Weitere Informationen zu deinem Einstieg findest du unter bcg.com/careers.

CHANCENGLEICHHEIT

Die Boston Consulting Group ist ein Equal Opportunity Employer. Alle qualifizierten Bewerber:innen werden unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Religion, Weltanschauung oder einer Behinderung berücksichtigt.