Assistenz (m/w/d) Vorstand Personal und Pflege

Terminmanagement: hohes Maß an Flexibilität und Eigenständigkeit für teils sehr komplexe Koordination von Terminen - inkl. Vor- und Nachbereitung und Nachverfolgung (Vorbereitung Unterlagen, Terminbegleitung / Protokollierung);...

Arbeitszeit­modelle – vielfäl­tig und flexi­bel

Betriebliche Alters­vor­sorge – abge­sichert und zukunfts­orien­tiert

Firmen­ticket – ver­günstigt zum Arbeits­platz

Gesundheits­angebote – Sport, Fit­ness und Präven­tion

Aus-, Fort- und Weiter­bildung – Quali­fika­tion nach Maß in der inter­nen Gesundheits­aka­demie

Personal­ent­wick­lung – Unter­stützung auf dem persön­lichen Karriere­weg

Vereinbarkeit von Beruf & Familie – zerti­fiziert als familien­gerech­tes Unter­nehmen seit 2007

Internatio­nali­tät und Diver­sity – Charta der Viel­falt

Tarif­verträge – attrak­tives Gehalt mit regel­mäßi­gen Ent­gelt­stei­gerun­gen sowie ver­bind­liche Rahmen­bedin­gun­gen

DIE CHARITÉ – UNIVERSITÄTSMEDIZIN BERLIN
ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Uni­versitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als mo­dernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.

Vorstandsbereich Personal und Pflege

Charité Campus Mitte

Der Vorstandsbereich Personal und Pflege vereint die beiden großen Bereiche Personal und Pflege und verschiedene Stabs- und Expertenstellen. Das Vorstandsbüro ist Anlaufpunkt für Belange von internen und externen Kommunikationspartnern. Die hohe Anzahl an unterschiedlichen Themenkomplexen erfordert ein außergewöhnliches Organisationsgeschick und bietet ein sehr interessantes und abwechslungsreiches Aufgabenspektrum. Das Team des Vorstands­büros Personal und Pflege besteht aus 2 Assistenz- und einer Referent:innenstelle.

Ihr Aufgabengebiet:
Das Aufgabengebiet umfasst im wesentlichen Assistenzaufgaben auf Vorstandsebene, aber auch allgemeine Verwaltungsarbeiten und hat eine wichtige Schnittstellen- und Ansprechpartner:infunktion. Zu den Aufgaben gehören insbesondere das Terminmanagement, die Koordination und Priorisierung von Vorstandsaufträgen, Informations­flüssen und Prüfung von internen und externen Anfragen.

Die Aufgaben umfassen im Detail:

• Terminmanagement: hohes Maß an Flexibilität und Eigenständigkeit für teils sehr komplexe Koordination von Terminen - inkl. Vor- und Nachbereitung und Nachverfolgung (Vorbereitung Unterlagen, Termin­begleitung / Protokollierung), eigenverantwortliches Arbeiten
• Eigenverantwortliche Bürokoordination inkl. Reiseplanung, Raum­buchung, Bewirtung etc.
• Eigenständiges Aufgabenmanagement und Informationsorganisation, Nachhalten aktueller Aufgaben und ihrer Priorisierung
• Hohe Verantwortung insbesondere durch interne und externe Repräsentation der Charité bei verschiedenen Stakeholdern
• Organisatorische Zuarbeit / Unterstützung für bestimmte Projekt­themen
• Unterstützung bei Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen bzw. Projekten

Ihr Profil:
Sie sind ein Organisationstalent, zeichnen sich durch Flexibilität aus und haben Spaß am Koordinieren verschiedener Aufgabengebiete. Sie sind motiviert, übernehmen gern die Verantwortung für die Ihnen übertragenen Aufgaben und arbeiten sich in Neues ein. Sie arbeiten gerne mit Menschen und begegnen Ihnen freundlich und respektvoll.

Für uns sind folgende Kenntnisse und Kompetenzen wichtig:

• Voraussetzung ist eine mehrjährige Erfahrung als Assistenz im komplexen Umfeld (Vorstands- bzw. Geschäftsleitungsebene), idealerweise im medizinischen oder universitären Kontext gern mit Bezug zu Abläufen der Personalverwaltung
• Organisations- und Koordinationsvermögen, eigenständige Arbeitsweise und analytisches Denkvermögen
• Schnelle und effektive Priorisierung von Aufgaben, analytische Zielorientierung und sehr gute Problemlösungskompetenz bei großem Zeitdruck
• Sehr gute Kenntnisse von MS Office 365 (vorrangig: Word, Outlook, PowerPoint, Excel, Teams), Kenntnisse in Sharepoint sind von Vorteil
• Offenheit und Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Aufgabengebiete und Aneignung neuer Arbeitsweisen
• Sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Sozialkompetenz, sehr gute kommunikative Fähigkeiten und Freude am Umgang mit Menschen
• Teamfähigkeit, Serviceorientierung, Loyalität, Flexibilität

KENNZIFFER:
So.54.22

BEGINN:
Ab sofort

BESCHÄFTIGUNGSDAUER:
Unbefristet

ARBEITSZEIT:
39 Stunden / Woche (Teilzeit möglich)

VERGÜTUNG:
Entgeltgruppe 9a
gem. Tarifvertrag TVöD VKA-K unter Berücksichtigung von Qualifikation und persönlichen Voraussetzungen:
www.charite.de/karriere/

Für Rückfragen steht Ihnen Frau Jennifer Herrgesell per E-Mail unter [email protected] zur Verfügung.

Bewerbungen sind vorzugsweise per E-Mail mit einem Anschreiben, Lebenslauf und Abschlusszeugnissen sowie Arbeitszeugnissen (je als PDF / Bilddatei) unter Angabe der Kennziffer bis zum 30.06.2022 an folgende Adresse zu richten:
[email protected]
Charité – Universitätsmedizin Berlin
10117 Berlin

DIE CHARITÉ – UNIVERSITÄTSMEDIZIN BERLIN
trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Gleich­zeitig wird eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungs­positionen angestrebt und dies bei gleich­wertiger Qualifikation im Rahmen der rechtlichen Möglich­keiten berück­sichtigt. Ebenso ausdrück­lich erwünscht sind Bewerbungen von Menschen mit Migrations­hintergrund. Schwer­behinderte Bewerbe­rinnen und Bewerber werden bei gleicher Quali­fika­tion bevorzugt. Ein erweitertes Führungs­zeugnis ist vorzulegen. Eventuell anfallende Reise­kosten können nicht erstattet werden.

DATENSCHUTZHINWEIS: Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungs­verfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z. B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten ge­spei­chert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z. B. Behörden) zur Wahrung be­rechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren zu, diese finden Sie hier.